Sistema de cobro para tickets de rotación, facturación de estancias mensuales y clientes de crédito para pequeños y medianos garajes con el sistema Verifactu integrado: GestPark

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· Origen de GestPark
· ¿Qué es GestPark v3.0?
· ¿Cómo funciona?
· Verifactu
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Nuestra experiencia en garajes y estacionamientos

Tradicionalmente desde Sistemas de Control ofrecíamos a nuestros clientes diferentes soluciones para gestionar las entradas y salidas en pequeños garajes, estas soluciones se dividían en dos grupos en función del control deseado y nivel de prestaciones que nos demandaba el usuario:

· La opción más sencilla consistía en un mero registro de la fecha-hora de la entrada del vehículo y de la fecha-hora en que el cliente regresaba para efectuar la retirada del vehículo, esto se realizaba mediante fichajes o impresiones con un reloj horo-fechador electromecánico (como los tradicionalmente utilizados para el registro de tiempos de trabajo/producción) sobre un cartoncillo preimpreso con los datos del garaje. El cálculo de tiempo se realizaba de forma mental ya que por entonces lo habitual era cobrar por horas completas. Por tanto el motivo de adoptar esta solución de «mecanizar» la impresión era simplemente por comodidad al ser más rápido, facilitar la legibilidad frente a una anotación manuscrita y evitar disputas con los clientes en cuanto a la veracidad del registro de las horas de entrada y salida.

· Una opción más avanzada era ya la instalación de una caja registradora como las tradicionales de otros tipos de establecimientos o comercios, pero con una adaptación especial en su firmware para realizar la mecánica específica de los garajes. Estas máquinas ya si las empezamos a considerar un sistema de cobro específico para garajes, ya que además de ser capaces de emitir un ticket ligeramente personalizable en el momento de la entrada del vehículo que servía como comprobante para el cliente que dejaba el coche, también permitían el calculo del importe a cobrar gracias a que nos permitían programar hasta 3 ó 4 tarifas diferentes, aunque eso si con un número de fracciones muy escaso, pero que resultaba suficiente para una tarificación en bloques de horas o medias horas.

Origen de GestPark

En el año 2006 hubo un cambio bastante relevante debido a la publicación de la Ley de Mejora de la Protección de los Consumidores y Usuarios, se modificó la Ley reguladora del Contrato de Aparcamiento de Vehículos y entre otras cosas, se establecieron las siguientes obligaciones que entrarían en vigor el 1 de junio de 2007:

· El precio de la estancia se tendría que pactar por minutos de estacionamiento, sin posibilidad de redondeos a unidades de tiempo no consumidas.

· Entregar al usuario en formato papel o en cualquier otro soporte duradero un justificante o resguardo del aparcamiento, donde debía figurar el día, hora y minuto de la entrada.

· En el justificante de entrada se debía hacer constar la identificación del vehículo (matrícula) y si el usuario hacía entrega al responsable del aparcamiento de las llaves del vehículo.

Ante las nuevas exigencias previstas para el año 2007 los sistemas tradicionales que veníamos comercializando ya no tenían la capacidad de satisfacer las necesidades de nuestros clientes, por ello en 2006 comenzamos a trabajar en el desarrollo de nuestra primera versión de la aplicación GestPark. Comenzamos a implantarla ya con éxito ese mismo año 2006 en algunos garajes, resolviendo con un año de antelación sus necesidades y añadiendo funciones que les permitían cobrar además de los tiempos de estancia otros productos o servicios en el mismo ticket.

La sencillez en el manejo de nuestra aplicación de cobro para garajes y la versatilidad de trabajo para la que se diseñó, fue muy bien acogida por todos nuestros clientes de pequeños y medianos garajes, ya que les ofrecimos una aplicación táctil que podía manejar cualquier persona sin tener ninguna experiencia informática previa y además satisfacíamos las necesidades del día a día de estos pequeños garajes, que a veces resultaba más compleja que la de garajes mucho más grandes, por cantidad de diferentes tarifas, bien por tipo de vehículo, condiciones especiales pactadas con establecimientos vecinos, descuentos especiales, cobro de servicios como lavados, etc…

¿Qué es GestPark v3.0?

GestPark v3.0 es la evolución natural de nuestra primera aplicación que vio la luz allá en el año 2006, pero ahora rediseñada íntegramente para cumplir con las normativas actuales referentes a la Factura Simplificada y la Ley Antifraude de la que proviene la obligación de integrar Verifactu en todos los procesos de facturación y cobro.

Para explicarlo de forma resumida con palabras llanas, desde hace años por cada cobro que se realiza en un establecimiento o negocio independientemente de su tipología, incluidos los garajes por breve que sea la estancia del cliente, se debe generar un documento de cobro que se denomina factura simplificada (lo que previamente se conocía como ticket de cobro o “recibo”) o bien una factura nominativa si el cliente le solicita que se incluyan sus datos fiscales en el documento, esto último resulta necesario para empresas o autónomos que quieran desgravarse el gasto del estacionamiento. Lo que implementa Verifactu en este proceso de cobro y por tanto facturación es únicamente la estructuración, la firma digital y el suministro de una determinada información de todos esos “documentos de cobro” a los servidores de Hacienda.

Con nuestra renovada aplicación de cobro para estancias de aparcamiento y servicios, todos estos procesos con Hacienda se realizan de forma automática y transparente para el usuario, no variando su forma de trabajo. La única diferencia que apreciará será la aparición de un código QR que permite la verificación de la integridad y la validez del documento de cobro expedido en los servidores de Hacienda.

Por tanto hemos conseguido mantener la esencia clave de nuestra aplicación GestPark, que siempre fue proporcionar la mayor fluidez de manejo para el trabajador, lo que hace que se siga adaptando a los diferentes tipos de pequeños y medianos garajes, ya sea por número de tarifas, capacidad de cobrar productos y servicios como lavados que puedan llevar implícito un descuento de tiempo sobre la estancia, etc…

¿Cómo funciona nuestro sistema de control de cobro para parkings y aparcamientos GestPark v3.0?

Nuestra nueva aplicación GestPark V3.0 adaptada a la normativa Verifactu se maneja de una forma realmente sencilla, se trabaja sobre una pantalla principal optimizada para nuestros terminales táctiles que resulta muy intuitiva para el usuario, ya que permite realizar toda la operativa habitual del garaje con botones directos, sin necesidad de acceder a distintos menús.

Para que sirva de ejemplo, detallamos a continuación paso a paso la operativa más básica que requiere cualquier garaje, esta sería la emisión de un ticket de entrada en el momento que llega un vehículo al garaje y su posterior cobro a la retirada del vehículo.

1. A la entrada de un vehículo

· Por medio del teclado táctil en pantalla el operario tecleará la matrícula del vehículo.

· Opcionalmente se podría indicar otra información del vehículo en el campo Observaciones, tales como marca, modelo, color, etc.. con la ventaja de que esta información se guardará junto con la matrícula introducida y en sucesivas ocasiones ésta ya aparecerá de forma automática tras introducir la matrícula.

· Confirmar si el cliente dejará la llave del vehículo en el garaje. Este campo puede estar predefinido por defecto como marcado o desmarcado, de forma que solo haya que tocarlo para variar su estado en los casos menos frecuentes. Al tocarlo alterna entre marcado y desmarcado.

· Pulsar el botón Emitir ticket para confirmar la entrada, el sistema toma la fecha y hora del sistema.

Concluido este sencillo proceso ya habríamos obtenido al instante por la impresora de tickets un resguardo personalizado para entregar al cliente. Ejemplo:

2.1 A la salida del vehículo (factura simplificada)

· El operario pasará el código de barras del ticket de entrada por el lector de código de barras.

· Seleccionar la tarifa a aplicar si fuera necesario cambiarla.

· Se presentará en pantalla los detalles del cobro, nº de ticket de entrada, matrícula, fecha y hora de entrada y salida, tarifa aplicada…

· Seleccionar la forma de cobro: efectivo, tarjeta u otros.

Nota: En caso de cobro en efectivo, sería posible introducir el importe en € que entrega el cliente para que la aplicación calcule e indique el cambio a devolver, tanto en pantalla como impreso en la factura.

Concluido este sencillo proceso ya habríamos obtenido al instante por la impresora de tickets la factura simplificada para el cliente. Ejemplo:

2.2 A la salida del vehículo (factura nominativa)

El proceso es prácticamente el mismo, que en el caso anterior, solo que antes de escoger la forma de cobro se deberá indicar el cliente mediante el botón «Asociar cliente«, este sería el procedimiento completo:

· El operario pasará el código de barras del ticket de entrada por el lector de código de barras.

· Seleccionar la tarifa a aplicar si fuera necesario cambiarla.

· Se presentará en pantalla los detalles del cobro, nº de ticket de entrada, matrícula, fecha y hora de entrada y salida, tarifa aplicada…

· Mediante el botón podríamos seleccionar un cliente ya existente o bien introducir uno nuevo mediante este sencillo formulario de alta:

Nota: Gracias a la vinculación automática de la matrícula del ticket en curso al cliente que se está dando de alta, en futuras entradas del vehículo la aplicación ya asociará de forma automática el cliente y emitirá una factura nominativa con sus datos, ideal para clientes recurrentes de empresa, trabajadores autónomos, visitadores médicos, etc… que necesitan poder desgravar el gasto.

· Selecciona la forma de cobro: efectivo, tarjeta u otros.

Nota: En caso de cobro en efectivo sería posible introducir el importe que entrega el cliente para que la aplicación calcule e indique el cambio a devolver, tanto en pantalla como impreso en la factura.

Concluido este sencillo proceso ya habríamos obtenido al instante por la impresora de tickets la factura nominativa con los datos del cliente. Ejemplo:

Verifactu

En resumen el denominado sistema Verifactu consiste en la obligación de estandarizar el suministro de los registros de facturación a la plataforma de Hacienda, esto incluye tanto las facturas simplificadas (antiguos tickets o recibos) como las facturas nominativas, ya sean generadas por estacionamiento de rotación o de larga estancia como los abonos mensuales.

¿Cómo afectará Verifactu a los pequeños y medianos garajes?

Es fundamental entender que el cumplimiento de la normativa Verifactu no depende del tamaño del garaje, ni siquiera de si la actividad la lleva a cabo una sociedad o un autónomo, la norma se aplicará tanto a empresas como a pequeños autónomos en todo el territorio nacional, dejando solo exentas a grandes empresas acogidas al SII (Suministro Inmediato de Información, obligatorio para facturaciones anuales superiores a los 6 millones de euros) y a todos los tributantes en El País Vasco y Navarra, a quienes ya afecta TicketBAI. La única diferencia entre que el obligado declarante sea una empresa o un autónomo, será la fecha de entrada obligatoria de adhesión, el 1 de enero del 2027 para empresas y el 1 de julio de 2027 para autónomos.

Una vez identificado quién debe cumplir con la norma, es necesario entender que para Hacienda el concepto «factura» no se limita solo a la tradicional factura nominativa, sino que engloba también el concepto de factura simplificada, que no es más que el antiguo «ticket de caja» o justificante de pago, esto se reguló ya con la ley de La Factura Simplificada mucho tiempo atrás.

Al no poderse obviar los tickets de cobro de las estancias cortas de rotación, puesto que tienen consideración de facturas simplificadas, será necesario la adaptación del sistema de cobro completo para su adecuado registro y validación ante Hacienda y el propio cliente, quien debe observar el código QR también en este tipo de documentos.

¿Es sencillo cumplir con las obligaciones de Verifactu?

Por suerte sí, desde Sistemas de Control ofrecemos una solución llave en mano para poder cumplir con todas las obligaciones de Verifactu. Nos encargamos de la implantación de nuestro sistema GestPark v3.0 físicamente en su garaje, esto incluye la instalación del hardware, la configuración del software y la formación de su personal, además también ofrecemos un servicio de mantenimiento postventa. Gracias a nuestra aplicación podrá generar tanto facturas simplificadas por las estancias cortas de rotación, como facturas nominativas a los clientes que se las soliciten, además de poder generar todas las facturas de clientes abonados mensuales o clientes de crédito que necesite de una forma realmente sencilla.

¿El envío de las facturas a Hacienda complicará el día a día de los guardas o cajeros?

En absoluto, al tener configurado su certificado electrónico en la aplicación y disponer de conexión a Internet, según se vayan realizando los cobros se irán firmando digitalmente todas las facturas y enviando a los servidores de Hacienda, esto no supone ninguna carga adicional para el empleado que está en caja cobrando. Además con nuestro control de identificaciones fiscales nos aseguramos de que el NIF o CIF introducido en la ficha del cliente sea válido para que no tenga problemas en la comunicación con Hacienda.

Por otra parte, al tener la posibilidad de emitir facturas nominativas desde el propio sistema de cobro se agiliza la atención de todos aquellos clientes que las exigían y que posteriormente había que enviar por correo electrónico o postal, ahora ya podrán salir del garaje con ella en la mano o si lo prefieren haberla recibido por correo electrónico con un solo «click» adicional del empleado.

¿Qué modalidades existen de Verifactu?

Hacienda ofrece dos modalidades para cumplir la norma:

– Sistema Verifactu: Las facturas se envían en tiempo real a los servidores de Hacienda y llevan impreso un código QR verificable con la leyenda «VERI*FACTU». Con esto el contribuyente ya ha cumplido.

– Sistema no Verifactu: Las facturas se firman digitalmente, pero no se envían en tiempo real, también llevan impreso un código QR pero este no es verificable, pero que al parecer si se registra cuando se escanea. El inconveniente de esta modalidad bajo nuestro punto de vista es que el contribuyente es responsable literalmente de «Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación que está obligado a generar por cada factura expedida, en los términos del RRSIF y de su OM, generando un fichero de alta de factura por cada una de las expedidas». Además Hacienda ya ha advertido que enviará requerimientos a quienes no se adhieran al sistema Verifactu con envío instantaneo, lo cuál supondría el trabajo de recopilar la información solicitada y enviarla a sus servidores en respuesta al nº de requerimiento que indiquen.

Hay que aclarar por tanto que «no Verifactu» no significa que «no vaya a tener control», más bien al revés, se considera en líneas generales que pone bajo el radar de Hacienda al contribuyente que no opte por la modalidad Verifactu con envío inmediato a partir del 1 de enero, siendo objeto de requerimientos a partir de esa fecha para verificar que hayan adecuado sus sistemas informáticos de facturación a la normativa.

Desde Sistemas de Control hemos apostado por desarrollar nuestra nueva aplicación GestPark 3.0 para que permita cumplir con los requisitos del sistema Verifactu con envío inmediato a la plataforma de la AEAT e impresión de códigos QR verificables, porque consideramos que es la opción más ventajosa y segura para nuestros clientes.

Características

Nota: Aunque a continuación hacemos un resumen de las principales funciones de la aplicación, siempre es preferible que nos consulte sus necesidades específicas para asesorarle de forma personalizada en cuanto a nuestra aplicación de cobro para garajes, estaremos encantados de atenderle.

En el momento de la entrada del vehículo es posible:

– Indicar la matrícula y opcionalmente otra descripción relativa al vehículo.
– Indicar si el cliente deja o no las llaves.
– Si la hora de la entrada fue previa a la actual, especificarla mediante un botón especial, lo que llamamos generar un «ticket de entrada manual».

– Asociar un producto o servicio al vehículo, que se reflejará y sumará en el momento del efectuar el cobro.

Desde nuestra ventana Estado del Parking es posible:

– Ver de un vistazo o imprimir un listado de todos los vehículos dentro del garaje.
– Sacar un duplicado de un ticket de entrada.
– Modificar la matrícula de un vehículo.
– Modificar si dejó o no las llaves.
– Cobrar un ticket extraviado por el cliente.

En el momento del cobro es posible:
– Aplicar distintas tarifas de precios en función del tipo de vehículo u otras circunstancias. Cada tarifa se compone de ilimitadas fracciones por minutos e incluso por días. Ej: Primeros 10 min a 0,10€, siguientes 50 min a 0,05€, siguientes 60 min a 0,055€, resto hasta las 10h a 0,05€. Primer día de estancia 30,80, segundo día 29,00€, siguientes 2 días a 27,50€, etc… máximo por mes 250,00€.

– Seleccionar de forma rápida y dinámica productos o servicios para añadirlos al ticket de cobro.

– Agrupar el cobro de varios tickets de entrada en una única factura.
– Posibilidad de cobrar productos o servicios de forma aislada, sin necesidad de generar un ticket de entrada.

– Tener formas de pago personalizadas: Efectivo, tarjeta, bono prepago, etc…

– Cobrar con varias formas de pago para una factura, ej.: Realizar un cobro parte en efectivo y parte en tarjeta.

– Asignar un cliente en el momento del cobro para la emisión de facturas nominativas con sus datos. Mediante una base de datos estarán siempre disponibles para futuras facturas con solo realizar una rápida búsqueda. * En caso de que el cliente regrese con la misma matrícula no será necesario hacer tal búsqueda puesto que el cliente se mostrará automáticamente por estar ligado a la matrícula.

– Disponer de una base de datos de matrículas que permitirá almacenar el modelo u observaciones a cerca del vehículo, además de asociarle un cliente para que en el momento del cobro se genere automáticamente una factura nominativa para clientes habituales.

– Versatilidad en las tarifas especiales para clientes concertados con distintas modalidades de trabajo que pueden coexistir entre ellas en función del cliente:

· Cobrar un importe fijo por estancia. ej.: Siempre le cobran 1h (aunque esté 30 min) y en caso de exceder ese tiempo se cobra a quien deja el vehículo.

· Cobrar un importe que pueda variar en función del tiempo real de la estancia hasta un límite configurado. ej.: Hay un límite máximo de 1h y si la estancia es de 30 min se cobran tan solo esos 30min, en caso de exceder ese tiempo máximo ya se cobra a quien deja el vehículo.

· Solicitar en cada cobro de una determinada tarifa el tiempo a descontar, se podrá elegir entre bloques de tiempo predefinidos en el sistema, en caso de exceder ese tiempo se cobra a quien deja el vehículo.

· En todos los casos detallados anteriormente se puede aplicar un precio especial al cliente concertado de crédito diferente del que se aplique al tiempo que exceda del bonificado y que pagaría al cliente que deja el vehículo.

– Posibilidad de asociar cada cobro al empleado que lo realiza dentro de un mismo turno.

– Emitir facturas proforma y posibilidad de dejar tickets en espera, significa que se pausa la hora y fecha de la salida sin darlos por cobrados y se podrán recuperar posteriormente para finalizar el cobro.

En el apartado de gestión:

– Fichas de clientes a los que se les puede asignar conceptos de cobro recurrentes como abonos mensuales. Cada cliente podrá tener tantos conceptos de cobro cono sean necesarios con precios independientes para cada uno de ellos y se podrán incluir agrupados en una única factura mensual o generar facturas independientes, según solicite su cliente.

– Generar todas las facturas de los abonos mensuales definidos en las fichas de los clientes con un par de clicks y posibilidad de imprimirlas en formado DIN A-4 o exportarlas a .pdf para su envío por correo electrónico.

– Gestión sencilla de saldos a crédito para clientes concertados que paguen parte de la estancia de sus referidos. Posibilidad de facturar los saldos entre la horquilla de fechas que deseen y obtención de un informe detallado de los tickets incluidos dicha factura.

– Gestión de cobro de recibos para llevar un seguimiento de los pagos con diferentes formas de pago completamente definibles, ej.: mediante recibo domiciliado, por transferencia, efectivo, tarjeta, etc…

– Al tratarse de una aplicación multiusuario y multipuesto, toda la operativa anterior se puede realizar desde el propio terminal de cobro o bien para no interferir en el trabajo cotidiano conectándose desde otro equipo ubicado en la misma red local en su oficina por ejemplo o bien desde otro ordenador que tengan fuera del garaje a través de Internet, para realizar tareas de gestión tales como la emisión de facturas o el control de los recibos de cobro.

Otras funciones:

– Acceso rápido a los últimos tickets de entrada cobrados (facturas emitidas) con posibilidad de: reimprimir la factura simplificada, asignar cliente para obtener factura nominativa, realizar un abono, modificar la forma de pago, corregir la tarifa aplicada o servicios incluidos, modificar la matrícula y enviar la factura por e-mail entre otras funciones.

– Botón directo para abrir el cajón portamonedas.

– Gestión de caja para reflejar el importe inicial de efectivo al comienzo del turno y controlar movimientos como incrementar el saldo por cambio, retiradas de efectivo, etc..

– Gestión de cobros de las facturas de clientes abonados o de crédito que se efectúen directamente en caja mediante efectivo o tarjeta para que salgan relejados en el informe de cierre de turno.

– Conexión remota con el servicio técnico para resolver dudas y consultas.